Bilo da arhivu vodite elektronski ili u papirnom obliku, morate voditi računa o zakonskim okvirima čuvanja poslovne dokumentacije.

U Službenom glasniku RS, br. 94/2017 objavljen je Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju koji se primenjuje od 27. oktobra 2017. godine.

Osnovni cilj zakonskog uređivanja je da se omogući i podstakne brže i efikasnije poslovanje i smanjenje troškova poslovanja, razvije tržište usluga od poverenja, modernizuje i učini efikasnijim rad organa javnih vlasti i privrednih subjekata, omogući građanima lakši i sigurniji pristup uslugama organa javne vlasti i drugih subjekata i pristup većem broju navedenih usluga, kao i pouzdano čuvanje elektronskih dokumenata, što će doprineti smanjenju troškova za čuvanje dokumentacije.

Nedugo za tim, u 2018. godini, NALED je objavio podatak da domaća preduzeća i državne institucije čuvaju su čak 93% informacija i dokumentacije u papirnom obliku.

Bilo da arhivu vodite elektronski ili u papirnom obliku, morate voditi računa o zakonskim okvirima čuvanja poslovne dokumentacije.

Pratite najnovije poslovne informacije putem naše facebook stranice

ZAKON O RAČUNOVODSTVU

(“Sl. glasnik RS”, br. 73/2019)

Čuvanje računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja

Član 28

Pravna lica i preduzetnici dužni su da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, kao i način čuvanja.

Finansijski izveštaji, izveštaji o izvršenoj reviziji i Statistički izveštaj čuvaju se 20 godina.

Godišnji izveštaj o poslovanju čuva se 20 godina od poslednjeg dana poslovne godine za koju je sastavljen.

Dnevnik i glavna knjiga čuvaju se deset godina.

Pomoćne knjige čuvaju se pet godina, od dana njihovog zaključivanja.

Trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada.

Pet godina se čuvaju isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige.

Pet godina se čuvaju isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa.

Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava i poslovnih knjiga računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.

Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u originalu ili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja, utvrđenih zakonom.

Računovodstvene isprave mogu se čuvati na elektronskim medijima, kao originalna elektronska dokumenta ili digitalne kopije, ako je nadležnom organu omogućen pristup tako sačuvanim podacima i ako je obezbeđeno:
1) da se podacima sadržanim u elektronskom dokumentu ili zapisu može pristupiti i da su pogodni za dalju obradu;
2) da su podaci sačuvani u obliku u kome su napravljeni, poslati i primljeni;
3) da se iz sačuvane elektronske poruke može utvrditi pošiljalac, primalac, vreme i mesto slanja i prijema;
4) da se primenjuju tehnologije i postupci kojima se u dovoljnoj meri obezbeđuje zaštita od izmena ili brisanje podataka ili drugo pouzdano sredstvo kojim se garantuje nepromenljivost podataka ili poruka, kao i rezervna baza podataka na drugoj lokaciji.

Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u poslovnim prostorijama pravnog lica, odnosno preduzetnika, odnosno kod pravnih lica ili preduzetnika kojima je povereno vođenje poslovnih knjiga.

Ako se poslovne knjige vode na računaru, uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice, odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera kako bi podaci bili dostupni kontroli. U slučaju kada pravno lice, odnosno preduzetnik ne može iz tehničkih razloga da obezbedi funkcionalnost memorisanog aplikativnog softvera korišćenog za unos, obradu i čuvanje računovodstvenih podataka, dužan je da dokument sa podacima čuva u clear text formatu.

Pored dokumenta iz stava 13. ovog člana, pravno lice, odnosno preduzetnik dužno je da obezbedi opis samih polja, kao i definisanje oznaka koje razdvajaju jedan podatak od drugog (delimiter podataka).

Pri otvaranju postupka likvidacije ili stečaja, računovodstvene isprave i poslovne knjige zapisnički se predaju likvidacionom, odnosno stečajnom upravniku.

Privredni prestup

Član 57

Novčanom kaznom od 100.000 do 3.000.000 dinara kazniće se za privredni prestup pravno lice, ako:
16) ne čuva računovodstvene isprave, poslovne knjige, finansijske izveštaje, godišnji izveštaj o poslovanju i revizorske izveštaje u rokovima i na način propisan ovim zakonom (član 28. st. 1-10.);
17) ne zaštiti poslovne knjige koje se vode na elektronskom mediju u skladu sa ovim zakonom (član 28. stav 11.);

ZAKON O POREZU NA DODATU VREDNOST

(“Sl. glasnik RS”, br. 84/2004, 86/2004 – ispr., 61/2005, 61/2007, 93/2012, 108/2013, 6/2014 – usklađeni din. izn., 68/2014 – dr. zakon, 142/2014, 5/2015 – usklađeni din. izn., 83/2015, 5/2016 – usklađeni din. izn., 108/2016, 7/2017 – usklađeni din. izn., 113/2017, 13/2018 – usklađeni din. izn., 30/2018, 4/2019 – usklađeni din. izn., 72/2019 i 8/2020 – usklađeni din. izn.)

Obaveza vođenja evidencije

Član 46

Obveznik je dužan da, radi pravilnog obračunavanja i plaćanja PDV, vodi evidenciju koja obezbeđuje vršenje kontrole, kao i da za svaki poreski period sačini pregled obračuna PDV.

Ministar bliže uređuje oblik, sadržinu i način vođenja evidencije, kao i oblik i sadržinu pregleda obračuna PDV.

Član 47

Obveznik je dužan da čuva evidenciju iz člana 46. ovog zakona i dokumentaciju na osnovu koje vodi ovu evidenciju do isteka roka zastarelosti za utvrđivanje i naplatu PDV, odnosno najmanje deset godina po isteku kalendarske godine od momenta prve upotrebe objekata i završetka ulaganja u objekte iz člana 32. ovog zakona.

ZAKON O PRIVREDNIM DRUŠTVIMA

(“Sl. glasnik RS”, br. 36/2011, 99/2011, 83/2014 – dr. zakon, 5/2015, 44/2018, 95/2018 i 91/2019)

10. Akti i dokumenti društva

Obaveza čuvanja akata i dokumenata

Član 240

Društvo čuva sledeće akte i dokumenta:
1) osnivački akt;
2) rešenje o registraciji osnivanja društva;
3) opšte akte društva;
4) zapisnike sa sednica skupštine i odluke skupštine;
5) akt o obrazovanju svakog ogranka ili drugog organizacionog dela društva;
6) dokumenta koja dokazuju svojinu i druga imovinska prava društva;
7) zapisnike sa sednica nadzornog odbora, ako je upravljanje društvom dvodomno;
8) izveštaje direktora i nadzornog odbora društva, ako je upravljanje društvom dvodomno;
9) evidenciju o adresama direktora i članova nadzornog odbora;
10) evidenciju o adresama članova društva;
11) ugovore koje su direktori, članovi nadzornog odbora ako je upravljanje društvom dvodomno i članovi društva, ili sa njima povezana lica u smislu ovog zakona, zaključili sa društvom.

Društvo je dužno je da dokumenta i akte iz stava 1. ovog člana čuva u svom sedištu ili na drugom mestu koje je poznato i dostupno svim članovima društva.

Dokumenta i akte iz stava 1. tač. 1) do 7) i 11) ovog člana društvo čuva trajno, a ostala dokumenta i akte iz stava 1. ovog člana najmanje pet godina, nakon čega se čuvaju u skladu sa propisima o arhivskoj građi.

8. Akti i dokumenti društva – ZA AKCIONARSKA DRUŠTVA

Obaveza čuvanja akata i dokumenata društva

Član 464

Društvo čuva:
1) osnivački akt;
2) rešenje o registraciji osnivanja društva;
3) statut i sve njegove izmene i dopune;
4) opšte akte društva;
5) zapisnike sa sednica skupštine i odluke skupštine;
6) akt o obrazovanju svakog ogranka ili drugog organizacionog dela društva;
7) dokumenta koja dokazuju svojinu i druga imovinska prava društva;
8) zapisnike sa sednica odbora direktora, odnosno izvršnog odbora i nadzornog odbora ako je upravljanje društvom dvodomno;
9) godišnje izveštaje o poslovanju društva i konsolidovane godišnje izveštaje;
10) izveštaje odbora direktora, odnosno izvršnog odbora i nadzornog odbora ako je upravljanje društvom dvodomno;
11) evidenciju o adresama direktora i članova nadzornog odbora ako je upravljanje društvom dvodomno;
12) ugovore koje su direktori, članovi nadzornog odbora ako je upravljanje društvom dvodomno, ili sa njima povezana lica u smislu ovog zakona, zaključili sa društvom.

Društvo je dužno je da dokumenta i akte iz stava 1. ovog člana čuva u svom sedištu ili na drugom mestu koje je poznato i dostupno svim direktorima i članovima nadzornog odbora ako je upravljanje društvom dvodomno.

Dokumente i akte iz stava 1. tač. 1) do 5), 8), 9) i 12) ovog člana društvo čuva trajno, a ostala dokumenta i akte iz stava 1. ovog člana najmanje pet godina, nakon čega se čuvaju u skladu sa propisima o arhivskoj građi.

Privredni prestupi privrednog društva i odgovornog lica

Član 585

Novčanom kaznom od 100.000 do 1.000.000 dinara kazniće se za privredni prestup privredno društvo ako:
7) ne drži i ne čuva akta i dokumenta u skladu ovim zakonom (član 240, član 348. stav 7. i član 464. ovog zakona).

Za radnje iz stava 1. ovog člana, kazniće se za privredni prestup i odgovorno lice u društvu novčanom kaznom od 20.000 do 200.000 dinara.

ZAKON O FISKALNIM KASAMA

(“Sl. glasnik RS”, br. 135/2004 i 93/2012)

Zakonom o fiskalnim kasama propisano je čuvanje fiskalnih dokumenata i evidencija na sledeći način:

UREDBA o načinu prebijanja dugovanja i potraživanja po osnovu realizovanog spoljnotrgovinskog prometa robe i usluga

(“Službeni glasnik RS”, broj 59/2013)

IV ČUVANJE DOKUMENTACIJE, ODGOVORNOST ZA ISTINITOST PODATAKA I VERODOSTOJNOST DOKUMENTACIJE

Član 9

Dokumentaciju o izvršenom prebijanju, u smislu ove uredbe, rezident čuva deset godina i dužan je da je pokaže na zahtev nadležnih organa kontrole.

Foto: Pixabay